A Scrambled Eggs i corsi di gruppo sono stagionali e dunque partono in due momenti diversi dell’anno:
Corso autunnale: 10 incontri da 1,5 ore (15 ore totali) da settembre a dicembre
Corso invernale-primaverile: 20 incontri da 1,5 ore (30 ore totali) da febbraio a luglio con 2 settimane di pausa
Come si organizzano i gruppi?
RICERCA CONTATTI
Per l’organizzazione dei corsi di gruppo, ci sono diversi passaggi da effettuare.
- Recuperare i recapiti di tutti gli studenti dei corsi di gruppo degli ultimi due anni
Questi contatti si trovano nel file “Interessati gruppi” (Team Scrambled Eggs > mailing list studenti interessati corsi di gruppo)
- Sfogliare i test di livello effettuati tra le due stagioni (per il corso autunnale quelli fatti a partire da febbraio e per il corso invernale quelli fatti a partire da settembre) e prendere i contatti di:
- Tutte le persone che hanno espresso preferenza per un corso di gruppo
- Tutte le persone che non hanno mai iniziato un corso con noi (anche se avevano espresso preferenza per l’individuale)
- Cercare nella mail, tramite parole chiave contenute nella info mail (es. “40 ore”), tutte le richieste di informazioni che sono pervenute tra le due stagioni (anche se erano interessati solamente ai corsi individuali, arrivate a partire da febbraio per il corso autunnale e da settembre per il corso invernale) e prendere i contatti di chiunque abbia chiesto informazioni ma non ha mai prenotato un test di livello
- Cercare gli studenti individuali che hanno finito da poco un corso oppure stanno per finire (Team Scrambled Eggs –> Individual Courses –> Done –> ordina per data modifica, oppure ‘Individual Courses’ e basta)
Tutti questi contatti possono essere raccolti nella scheda del file sopra che si chiama “Nuovi Interessati”.
Raccogliere tutte le mail della cartella “Nuovi interessati” e copiarle nella cartellina “ALL”, poi togliere i valori duplicati con la i seguenti passaggi: Home > Formattazione condizionale >Regole evidenziazione celle > Valori duplicati.
Una volta inseriti tutti i contatti e ricevuta la grafica del caso, possiamo inviare una mail come questa:
Per trovarla, basterà cercare “English is back” nello spazio di ricerca della mail.
L’email deve avere come destinatario hello@scrambledeggsinglese.it mentre i veri destinatari vanno inseriti in CCN.
N.B. ricorda di controllare che i dati inerenti al corso siano tutti corretti!!
N.B. 2 il numero di destinatari che si possono inserire una mail è limitato; quindi, occorrerà inviare più di una mail. Siccome inviando più email identiche si rischia che esse vengano riconosciute come “spam”, si può utilizzare un piccolo escamotage. La nostra tattica è quella di cambiare sempre le bandierine nell’oggetto, utilizzando quelle di paesi anglofoni e mantenendo sempre o quella degli Stati Uniti o quella del Regno Unito.
SUDDIVISIONE GRUPPI
Man mano che arrivano le risposte delle persone contattate, possiamo registrarle nel foglio del suddetto excel che si chiama “Confermati”, registrando i seguenti dati:
- Livello (si può prendere da level test o chiedere agli insegnanti)
- Nome e cognome
- Indirizzo mail
- Preferenza di orario
- Preferenza di giorno
- Modalità (online o in presenza)
- Commenti
I vari gruppi verranno poi formati mettendo insieme persone di uguale o simile livello e con una stessa preferenza di giorno e modalità.
Una volta stabiliti i gruppi, si potrà inviare ai vari membri una mail per comunicare loro la partenza ufficiale. Ecco un esempio:
Quando la partenza di un corso è stabilita, è sempre bene preparare un calendario degli incontri e segnarsi dei promemoria per informare gli studenti quando è stato completato il giro di boa, quando ci sono le pause e quando mancano un paio di incontri alla fine del corso.
Non dimenticare di inserire tutte le lezioni in calendario!!